Tietosuoja

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan ja henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Sovittelumestareiden asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille, henkilökunnalle, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.

Tiivistelmä henkilötietojen käsittelystä. Lyhyesti kerromme siinä, että tietosi ovat turvassa emmekä luovuta tietojasi ulkopuolisille ilman lupaasi. Käsittelemme henkilötietoja vastuullisesti lain asettamissa puitteissa.

Viimeksi päivitetty 25.5.2018.

Rekisterinpitäjä

Sovittelumestarit. Y-2809944-4.
Mannerheimintie 61 A 9.  00250 Helsinki.
Verkkosivustomme osoite: https://sovittelumestarit.fi.

Rekisteristä vastaava ja lisätietoja antava yhteyshenkilö

Leena Saarela. kysy (at) sovittelumestarit.fi. 0400 722 502.

Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Yrityksen asiakasrekisteri, markkinointirekisteri (potentiaaliset asiakkaat), sidosryhmärekisteri, työntekijärekisteri ja verkkosivuston käyttäjärekisteri.

Oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on mm.

  • henkilön suostumus (vapaaehtoinen, esim. verkkosivujen käyttäjä)
  • sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde tai työsuhde)
  • rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (esim. työsuhde).

Miksi käsittelemme tietojasi?

Pääosin tietoja käsitellään ja säilytetään  asiakasviestintää varten ja asiakkaiden henkilökohtaisen neuvonnan tueksi sekä potentiaalisille asiakkaille markkinointia varten. Rekisteriä voidaan käyttää myös mielipidetutkimuksiin.

Muista kuin asiakkaistamme keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa.

Sovittelumestarit.fi-verkkosivuston kävijätietoja käsittelemme sivuston käyttökokemuksen parantamiseksi ja kävijöitä kiinnostavan sisällön ja toiminnan kehittämiseksi. Yhteydenottolomakkeeseen täyttämiäsi tietoja käsitellään jatkoviestintää varten.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Mistä saamme tiedot?

Henkilötietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun yhteyteen yritykseemme. Keräämme tietoja sopimuksenteon yhteydessä tai kun käytät palvelujamme. Keräämme siis henkilötiedot pääasiassa sinulta itseltäsi. Voimme saada henkilötietoja myös työnantajaltasi tai muulta taholta, joka ilmoittaa sinut tarjoamaamme koulutukseen tai sovitteluun.

Seuraamme myös evästeitä ja vierailusi Sovittelumestarit.fi-sivuilla jättää jäljen, IP-osoitteen.

Voimme myös kerätä henkilötietoja julkisista lähteistä.

Rekisterin tietosisältö eli näitä tietoja käsittelemme

Keräämme nimi-, puhelin-, sähköposti-, osoite- ja muita itse antamiasi tietoja, sekä tietoja, jotka ovat saatavilla julkisesti. Evästeiden avulla saamme sivustomme vierailijoista anonyymisti mitattavia tietoja, joita hyödynnämme esimerkiksi suunnitellessamme uutta sisältöä ja markkinointiamme. Tällä tavoin voimme kohdentaa viestintäämme mahdollisimman osuvasti.

Rekisteröidystä eli sinusta voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

  • Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja titteli / vastuualue
  • Yrityksen nimi, yhteystiedot ja toimiala
  • Asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. palveluiden osto- ja peruutustiedot, laskutus- ja maksutiedot, palautteet sekä palvelutapahtumien muistiinpanot)
  • Www-sivustojen osoitteet, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa
  • Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. kilpailuihin ja tapahtumiin osallistuminen.
  • Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tekniset tiedot, käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot, rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet.
  • Kun vierailijat jättävät yhteydenottopyynnön sivustolle, keräämme palautelomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.
  • Työntekijöistä voidaan lisäksi tallentaa seuraavia tietoja: henkilötunnus, palkkaustiedot, pankkitiedot, eläketiedot, verotiedot, vuosilomatiedot, sairauslomatiedot.

Analytiikka ja verkkosivuilla käytettävät evästeet

Verkkosivustomme käyttää evästeitä (cookies). Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pieniä tekstitiedostoja. Evästeillä on määritetty voimassaoloaika, jonka jälkeen selain poistaa tunnisteen. Käytämme näitä tekniikoita toimintojen analytiikkaan ja sisällön sekä markkinoinnin suunnitteluun.

Palvelimen asettamat evästeet säilyvät selaimessasi korkeintaan 24 kk, ellet erikseen poista niitä selaimesi asetuksista. Sivustolla käynti asettaa evästeet uudelleen selaimesi sen salliessa.

Analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen käytetty tieto on anonymisoitua aina kun se on mahdollista. Muutoin käsittelemme tietoja henkilökohtaisina niiltä osin kuin tunniste sisältää asiakkaan kohdentavia tietoja, kuten IP-osoitteen. Analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen käytettyjen tunnisteiden voimassaoloaika on maksimissaan 24 kk.

Hyödynnämme Google Analyticsia/AdWordsia mm. markkinointiin, sivustomme käyttöön ja teknisten ongelmien ratkaisuun liittyvässä analytiikassa. Tilastointia varten kerätty tieto ei sisällä sellaisia tietoja, joista käyttäjä voitaisiin tunnistaa. Google on meistä riippumaton toimija, ja sillä on oma tietosuojalausuntonsa, johon suosittelemme tutustumaan. Lue lisää Google Analyticsin tietojen käsittelystä.

Verkkosivustollamme on käytössä myös Facebook-seurantapikseli, jota käytämme Facebook-markkinointiin liittyvässä analytiikassa. Tilastointia varten kerätty tieto ei sisällä sellaisia tietoja, joista käyttäjä voitaisiin tunnistaa. Facebook on meistä riippumaton toimija, ja sillä on oma tietosuojalausuntonsa, johon suosittelemme tutustumaan, mikäli käytössäsi on oma Facebook-profiili. Lue lisää Facebookin tietojen käsittelystä.

Jos et halua vastaanottaa kohdennettuja mainoksia Googlelta tai Facebookilta, sinun tulee muuttaa mainosasetuksiasi heidän verkkosivuillaan.

Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?

Säilytämme henkilökohtaisia tietojasi vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

  • Asiakkaan (palveluitamme käyttävän tahon yhteyshenkilön) tiedot säilytetään korkeintaan 5 vuotta viimeisimmästä yhteydenotosta.
    • Koulutuksiin osallistuneiden itsestään luovuttamat tiedot säilytetään mahdollisen etätuen varmistamiseksi korkeintaan 5 vuotta viimeisimmästä yhteydenotosta.
    • Sovitteluihin osallistuneiden tiedot pseudonymisoidaan (henkilökohtaisesti tunnistettava materiaali korvaataan keinotekoisilla tunnisteilla) tilastointia varten ja henkilötiedot tuhotaan 12 kk sisällä sovittelun päätyttyä.
  • Potentiaalisten asiakkaiden yhteystiedot säilytetään korkeintaan 5 vuotta viimeisimmästä yhteydenotosta.
  • Palveluntoimittajien ja sidosryhmien tiedot säilytetään toistaiseksi niin kauan kuin mahdollinen tarve palveluille tai yhteistyölle on olemassa.
  • Henkilökunnan tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla, esimerkiksi palkkakirjanpitoa 10 vuotta.
  • Verkkosivujen kävijätietoja säilytetään korkeintaan 24 kuukautta viimeisimmästä käynnistä.

Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi päättyy esimerkiksi 31.12.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja. Henkilötietojasi voidaan säilyttää pidempään myös tilanteissa, joissa ne ovat osa erityisen tärkeitä asiakirjoja. Säilytämme 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat. Syynä on vahingonkorvausvelvollisuuden vanhenemisaika: velvollisuus yleensä päättyy kymmenessä (10) vuodessa vahingon sattumisesta tai sen havaitsemisesta lukien.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille muuten kuin lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten omasta pyynnöstäsi tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

Joidenkin koulutustemme osalta saat koulutuksen päätteeksi kolmannen tahon myöntämän sertifikaatin. Tällaisessa tapauksessa voimme luovuttaa sertifikaatin myöntämistä varten tarvittavat tietosi, kuten nimesi, sertifikaatin myöntäjälle.

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu kanssasi, esim. antamasi palautteet tai suositukset.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoja voidaan kuitenkin käyttämiemme palveluiden sisällä siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, mutta ainoastaan sellaisissa palveluissa, jotka takaavat eurooppalaisen tietosuoja-asetuksen mukaisen tietosuojan tason, kun tietoa liikutellaan globaalissa infrastruktuurissa. Käytämme esim. joissain tapauksissa Googlen palveluita henkilötietojen tietoturvalliseen siirtämiseen sähköisessä muodossa. Lue lisää Googlen tietosuojasta.

Kuka muu käsittelee tietojasi?

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä apuna ainoastaan laadukkaita palveluntoimittajia, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Palveluntoimittajia vuonna 2018 ovat mm. Netura Oy (it-palvelu ja verkkosivuston analytiikka), Visma Solutions Oy/Maventa (laskutus) ja Tilitoimisto Luotsi (kirjanpito). Sovittelutilanteisiin liittyviä tietoja käsittelee aina vain kulloinenkin sovittelija.

Minkälaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy ja kuinka suojaamme tietosi?

Sovittelutoiminta on henkilökohtaista ja luottamuksellista, joten kunnioitamme tietosuojaasi vahvasti. Aina kun mahdollista, hyödynnämme tiedon minimointia, pseudonymisointia (henkilökohtaisesti tunnistettavan materiaalin korvaaminen keinotekoisilla tunnisteilla) ja anonymisointia (henkilökohtaisesti tunnistettavien tietojen poisto sieltä, missä niitä ei tarvita).

Suurin tietoihin liittyvä riski on rekisteriin kertyvän henkilötiedon päätyminen vääriin käsiin esimerkiksi murron tai tietomurron yhteydessä. Tämän epätodennäköisen riskin toteutuessa tietojen pohjalta voi selvittää sopimuksiimme sisältyvää tietoa. Laajamittaisista tietovuodoista toimitetaan rekisterissä oleville henkilöille aina ilmoitus riippumatta siitä, onko asia ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluva vai ei.

Rekisterimme on talletettu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuun tietokantaan. Manuaalinen aineisto on lukitussa tilassa. Rekistereihin pääsy on rajattu erikseen valtuutetuille henkilöille, jotka on sitoutettu salassapitosopimuksiin. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen sovellettavan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Oikeutesi

Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
Suoramarkkinointikielto: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Jokaisessa Sovittelumestareiden lähettämässä suorasähköpostissa on lainmukainen linkki, josta voit halutessasi estää suorapostitukset sähköpostiisi jatkossa.
Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada rekisteriin talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa.

Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinun tulee lähettää oikeuksiasi koskevat pyynnöt kirjallisena tai sähköpostitse seuraavilla yhteystiedoilla:
kysy (at) sovittelumestarit.fi tai Sovittelumestarit/Leena Saarela, Mannerheimintie 61 A 9, 00250 Helsinki.

Vastaamme pyyntöihin EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa), ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

Kolmansien osapuolten tietosuoja

Tämä tietosuojaseloste käsittelee vain henkilötietojen keruuta, käyttöä ja luovuttamista Sovittelumestarit toiminimen toimesta.

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

Muilla verkkosivuilla, jotka voivat olla saatavilla verkkosivujemme kautta, on voimassa niiden omat tietosuojakäytännöt. Myös itsenäisillä sovittelija/kouluttaja-kumppaneillamme on omat yksityisyydensuojat ja -käytännöt. Pyrimme linkittämään vain sivustoille, jotka jakavat tietosuojastandardimme, mutta emme ole millään tavalla vastuussa muiden sivustojen sisällöstä tai niiden yksityisyydensuojista.

Arvioimme informointilausekkeen päivitystarvetta säännöllisesti

Voimme ilman erillistä ilmoitusta päivittää tai muuttaa tätä tietosuojaa, jotta se vastaa kulloinkin ajantasaisia tietosuojakäytäntöjä.

Voit lukea lisää aiheesta Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta.

-> Siirry etusivulle.